การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนั้น นับเป็นสิ่งสำคัญในการบริหารจัดการงานขายให้ประสบผลสำเร็จ การที่ Sales จะเป็นผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพได้นั้น หมายความว่า คุณจะต้องเป็นผู้ฟังที่ดี และช่างสังเกตไปพร้อมๆกัน เพราะเมื่อต้องติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่นทั้งภายในและภายนอกองค์กร ไม่ว่าจะด้วยช่องทางใดก็ตาม อาจมีบางครั้งที่คุณรู้สึกไม่ค่อยมั่นใจว่าสารที่ถูกส่งไปยังผู้รับจะชัดเจน และผู้รับสารจะเข้าใจตรงกับความหมายที่เราต้องการสื่อออกไปหรือไม่

เพื่อเป็นการป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการสื่อสาร TTF มี 10 เทคนิคสำหรับ Sales งานแสดงสินค้า เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารของคุณ

 1.ความชัดเจนของเสียงและสำเนียงที่เปล่งออกไป

ต้องระวังเรื่องความชัดเจนของคำ โดยเฉพาะคำควบกล้ำ เพราะหากใช้คำควบกล้ำ หรือออกเสียงตัว “ร” ไม่ชัดเจน ความหมายที่ผู้รับสารได้รับอาจคาดเคลื่อนกับสิ่งที่คุณต้องการสื่อ ที่สำคัญอีกอย่างคือเสียงที่สื่อออกไปนั้น ไม่ควรเบาจนฟังไม่รู้เรื่อง และไม่ดังจนเกินไป

2.มีโครงสร้างในการนำเสนอ

เรียบเรียงข้อความที่ต้องการเสนอให้เป็นระบบ เชื่อมโยงให้เป็นเรื่องราว อาจเริ่มต้นด้วยการเกริ่นอย่างคร่าวๆในภาพใหญ่ จากนั้นค่อยพูดถึงเนื้อหาสำคัญที่ต้องการกล่าวถึงในรายละเอียด และมีการสรุปเพื่อย้ำประเด็นต่างๆให้เข้าใจตรงกันครบถ้วนอีกครั้ง ระวังอย่าให้บทสนทนาหรือเนื้อหา วกไปวนมาจนผู้ฟังสับสน

3.มีจุดมุ่งหมายในการนำเสนอ

ก่อนที่คุณจะสื่อสารกับผู้ใดควรรู้จุดมุ่งหมายของสิ่งที่คุณต้องการสื่อเสียก่อน เพราะการที่คุณพูดอะไรไป โดยขาดจุดมุ่งหมาย อาจจะให้สิ่งที่คุณพูดไปขนาดน้ำหนัก ไม่น่าเชื่อถือ ยกตัวอย่างการส่งอีเมลนั้น ผู้ส่งต้องชัดเจนว่าอีเมลนี้มีจุดมุ่งหมายอะไร เช่น เพื่อทราบ เพื่อพิจารณา หรือเพื่อสอบถาม ขณะที่การนำเสนองานนั้น ให้มีจุดมุ่งหมายในการนำเสนอประโยชน์ที่ผู้ฟังจะได้รับ

4.มีหลักฐาน ตัวอย่าง และการเปรียบเทียบที่ชัดเจน น่าเชื่อถือ

สิ่งต่างๆเหล่านี้ โดยเฉพาะข้อมูลด้านตัวเลข หรือข้อมูลเชิงสถิติ จะช่วยให้สิ่งที่เราสื่อสารไปนั้น เป็นที่เข้าใจได้ตรงกันได้ชัดเจน อีกทั้งยังเป็นข้อมูลที่มีน้ำหนัก น่าเชื่อถือ ซึ่งจะช่วยให้การสื่อสารของคุณสัมฤทธิ์ผลได้เป็นอย่างดีอีกด้วย

5.อธิบายคำย่อ ศัพท์เทคนิค ศัพท์เฉพาะให้ละเอียด

เพราะคำย่อ และคำศัพท์บางคำอาจไม่เป็นที่รู้จัก หากไม่ได้ขยายความให้เป็นที่เข้าใจตรงกัน สิ่งที่คุณสื่อสารไปนั้นอาจลดประสิทธิภาพไปได้มากทีเดียว

6.ใช้เครื่องมือประกอบอย่างเพียงพอ

ในการสื่อสารกับคนจำนวนมากในเวลาเดียว การเตรียมเครื่องมือที่ใช้ประกอบการสื่อสารจึงเป็นสิ่งที่จำเป็น ทั้งไฟล์ Presentation, วีดีโอ หรือรูปประกอบที่จะช่วยให้อีกฝ่ายเห็นภาพและเข้าใจได้ง่าย

7.เตรียมข้อมูลสำหรับการจัดการกับคำถามต่างๆ

เมื่อผู้ฟังเกิดข้อสงสัยในสิ่งที่คุณพูดหรือนำเสนอไปแล้ว ควรเปิดโอกาสให้บุคคลเหล่านั้นได้ซักถาม และจะต้องสามารถจัดการกับคำถามต่างๆได้อย่างกระจ่าง เพราะหากคุณไม่สามารถตอบคำถามได้ นั่นหมายความว่าแม้คุณจะสามารถนำเสนอได้ดี แต่ก็ไม่ใช่การสื่อสารที่ประสบผลสำเร็จ เนื่องจากไม่สามารถให้ความกระจ่างอย่างแท้จริงกับสิ่งที่คุณสื่อสารออกไป

8.รู้จักควบคุมเวลาให้อยู่ในช่วงที่เหมาะสม

Sales ต้องรู้ว่าข้อมูลของตนเองนั้นมีมากน้อยแต่ไหน ควรใช้เวลานำเสนอเท่าไหร่ และเมื่อถึงเวลาสื่อสารกับผู้ฟังก็ต้องพยายามควบคุมให้อยู่ในช่วงเวลาที่เหมาะสม ไม่ใช้เวลานานเกินไปจนผู้ฟังรู้สึกเบื่อหน่าย (จะสังเกตได้หากผู้ฟังเริ่มหยิบโทรศัพท์มาดู หรือไม่ได้โฟกัสที่ผู้พูด) ซึ่งหมายถึงว่าเขาไม่อยากจะรับฟังสิ่งที่คุณจะพูดอีกต่อไป การควบคุมและบริหารเวลาในการนำเสนออย่างเหมาะสม จึงเป็นสิ่งที่ช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพได้

9.มีรายละเอียดที่เหมาะสม

ข้อมูลที่นำเสนอต้องชัดเจน ไม่มากจนเยิ่นเย้อ และไม่น้อยเกินจนไปจนฟังไม่เข้าใจ ซึ่งขึ้นอยู่กับกรณี เพราะบางครั้งการอธิบายโดยละเอียดก็เป็นสิ่งที่คุณจะต้องพิจารณาตามความเหมาะสม เนื่องจากเรื่องบางเรื่องอาจเข้าใจได้ไม่ยาก แต่บางเรื่องก็จำเป็นต้องอธิบายโดยละเอียด เพื่อให้เข้าใจตรงกัน

10.สื่อสารเพื่อความสำเร็จ

ในการทำธุรกิจไม่มีคำว่าแพ้หรือชนะ มีแต่สำเร็จหรือไม่สำเร็จตามเป้าหมาย การที่ Sales ยอมอ่อนในบางเรื่องหรือประนีประนอมตามข้อเรียกร้องของลูกค้า ไม่ได้หมายความว่าแพ้ ในการสื่อสารของ Sales นั้นให้ระลึกเสมอถึงการบริหารจัดการความรู้สึกของคู่สนทนา ไม่มุ่งเนื้อหาที่จะขายเพียงอย่างเดียว