การเข้าร่วมงานแสดงสินค้า แม้ว่าค่าใช้จ่ายอาจจะสูง ใช้เวลาเตรียมงานมาก และเป็นงานที่ “ท้าทาย” แต่ก็ให้ผลคุ้มค่ารอบด้านมากกว่าสื่ออื่นๆ หากได้มีการพิจารณาแผนงานและกลยุทธ์อย่างรอบคอบ ละเอียดถี่ถ้วนก่อนเข้าร่วมงาน บทความนี้จะแนะนำแนวทางเพื่อเป็นคู่มือในการเข้าร่วมงานแสดงสินค้าให้มีประสิทธิภาพและผลตอบแทนสูงสุด
- กำหนดและพิจารณาเงื่อนไขต่างๆ:
- การเข้าร่วมงานแสดงสินค้านั้น ควรมีเป้าหมายหลักที่ชัดเจน เช่น เข้าร่วมงานเพื่อเปิดตัวหรือแนะนำสินค้าใหม่ เข้าร่วมงานเพื่อขยายและเจาะกลุ่มตลาดใหม่ เข้าร่วมงานเพื่อทำให้ชื่อสินค้าหรือแบรนด์ติดตลาด หรือเข้าร่วมงานเพื่อการขายโดยตรง
- ผลิตภัณฑ์ที่จะนำออกแสดง ควรที่จะต้องทราบว่าผลิตภัณฑ์ใดจะเป็นพระเอกของบูธ
- พิจารณางบประมาณ กำลังคน และเวลาที่จำเป็นในการวางแผนเตรียมการ และการดำเนินการ
- พิจารณากลุ่มผู้เข้าชมงาน เพื่อตัดสินได้ว่าเป็นกลุ่มที่สอดคล้องกับผลิตภัณฑ์ที่ตั้งใจนำไปจัดแสดงหรือไม่
- รวบรวมข้อมูล: เนื่องจากแต่ละธุรกิจอุตสาหกรรมจะมีงานแสดงสินค้าหลายงานให้เลือก แต่มีคำแนะนำในการเลือกงานที่เหมาะกับความต้องการที่สุดได้ดังนี้
- สำหรับงานที่เคยจัดมาแล้ว สามารถดูได้จาก
- รายชื่อบริษัทที่เข้าร่วมงานในปีที่ผ่านๆมา
- ผลการสำรวจความเห็นของบริษัทที่เข้าร่วม
- ผลการสำรวจความเห็นของผู้ชมงานและข้อมูลที่เกี่ยวกับผู้ชมงาน
- ข่าวและการประชาสัมพันธ์ในสื่อต่างๆ
- รายชื่อองค์กร/หน่วยงาน/สมาคม ที่ร่วมสนับสนุนงาน
- สำหรับงานที่เคยจัดมาแล้ว สามารถดูได้จาก
-
- สำหรับงานที่เพิ่งจัดเป็นปีแรก
- สอบถามข้อมูลเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือและผลงานของบริษัทผู้จัดงาน เช่น เคยจัดงานประเภทใด งานที่เคยจัดมีผลตอบรับเป็นอย่างไร
- สอบถามผู้จัดงานว่าวางแผนการประชาสัมพันธ์งานเพื่อดึงกลุ่มเป้าหมายผู้ชมงานได้อย่างไร
- สอบถามถึงองค์กร/หน่วยงาน/สมาคม ที่ร่วมสนับสนุนงาน
- สอบถามถึงกิจกรรมต่างๆที่จะมีในงานเพื่อดึงกลุ่มเป้าหมายผู้ชมงาน
- สำหรับงานที่เพิ่งจัดเป็นปีแรก
- เตรียมงาน: เมื่อพิจารณาและวิเคราะห์ข้อมูลที่จำเป็นอย่างรอบคอบแล้ว และตัดสินใจว่าจะเข้าร่วมงาน สิ่งที่ต้องทำต่อไปทันทีก็คือ “การเตรียมงาน” โดยพยายามให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผนที่วางไว้ ถึงแม้ว่ากำหนดงานแสดงสินค้าอาจจะยังอีกนานก็ตาม
ตัวอย่างภารกิจที่ต้องเตรียมงาน เช่น
-
- ตัวเลขค่าใช้จ่ายด้านต่างๆ
- ผู้จัดการโครงการ เพื่อติดตามและควบคุมโครงการ
- การออกแบบและก่อสร้างบูธ ซึ่งควรมีการประชุมและหารือร่วมกับผู้รับเหมา ในการอธิบายรายละเอียดของความต้องการทั้งหมดให้ผู้รับเหมาทราบ เป็นต้นว่าประเภทของอุปกรณ์ หรือสินค้าที่จะนำมาจัดแสดง ข้อกำหนดทางด้านไฟฟ้า นํ้าหนัก ขนาดข้อมูลเกี่ยวกับขนาดเนื้อที่จัดแสดงที่เช่ามา ความกว้าง ยาว และตำแหน่งบูธ จำนวนเครื่องจักร หรือสินค้าที่เตรียมนำออกแสดง จำนวนพนักงานที่มาประจำบูธในระหว่างงาน และที่จะลืมไม่ได้คือ เป้าหมายที่ต้องการจะได้รับจากการเข้าร่วมแสดงสินค้า
- การเชิญลูกค้าทั้งเก่าและใหม่ โดยสื่อสารล่วงหน้าตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อที่ลูกค้าจะได้มีเวลาวางแผนการมาชมบูธ สามารถอาศัยประโยชน์จากแผนการประชาสัมพันธ์งานของฝ่ายผู้จัดงานโดยการส่งข่าวประชาสัมพันธ์ รวมทั้งข้อมูลผลิตภัณฑ์ผลิตภัณฑ์ไปให้
- ซักซ้อมทำความเข้าใจกับพนักงานขายที่มาประจำบูธ เกี่ยวกับจุดประสงค์ของบริษัทในการเข้าร่วมงาน เช่น คำตอบสำหรับคำถามต่างๆ ที่อาจมีมาจากผู้ชมงาน โดยเฉพาะการเปรียบเทียบกับสินค้าคู่แข่ง, การเตรียมข้อมูลรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับลูกค้าสำคัญที่คาดว่าจะมาชมงาน และเตรียมแผนทำการบันทึกความสนใจต่างๆ จากผู้ที่มาชมงาน เพื่อติดตามการขาย
