สำหรับผู้จัดงานนั้น ปฏิเสธไม่ได้ว่า Venue หรือสถานที่จัดงานนั้น เป็นหนึ่งปัจจัยหลักที่ส่งผลต่อความสำเร็จของงาน วันนี้ TTF มี Checklist และคำแนะนำ มาให้ผู้ที่สนใจจะจัดงาน เป็นคู่มือประกอบการพิจารณาเลือกสถานที่จัดงานดังนี้
- ขนาดพื้นที่
ขนาดพื้นที่ของสถานที่จัดงานนั้น ส่งผลโดยตรงต่อการแบ่งและจัดสรรมาเป็นพื้นที่แสดงสินค้า ซึ่งจะเปลี่ยนมาเป็นยอดการขายสำหรับผู้จัดงาน ซึ่งควรดูไปถึงการทำผัง (Floor Plan) ว่าในพื้นที่มีเสาหรือมุมอับที่จะส่งผลเชิงลบในการนำเสนอกลุ่มเป้าหมายผู้แสดงสินค้าหรือไม่ เกิดมุมบอดที่จะทำให้ผู้ชมงานเดินไปไม่ถึงหรือไม่ หรือการรับน้ำหนักของพื้นอาคาร ว่าเหมาะสมกับผลิตภัณฑ์ที่มาจัดแสดงมากน้อยเพียงใด อีกทั้งความสูงของอาคาร ที่จะส่งผลต่อการก่อสร้างบูธ หรือการติดตั้งสื่อประชาสัมพันธ์ต่างๆ
- เส้นทางและพื้นที่สำหรับการก่อสร้างและรื้อถอน
การก่อสร้างและรื้อถอนที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยให้การจัดงานเป็นไปอย่างราบรื่น ลดเวลาและค่าใช้จ่ายสำหรับผู้จัดงานและผู้แสดงสินค้า จึงต้องมีข้อมูลเส้นทางและพื้นที่ที่ Venue จัดเตรียมไว้สำหรับรถขนส่งในการนำโครงสร้างบูธแสดงสินค้า/อุปกรณ์ตกแต่ง/สินค้า เข้า-ออกอาคารนั้น ว่ามีกฎระเบียบเงื่อนไข อย่างไร
- ผู้ให้บริการด้านต่างๆ เช่น ไฟฟ้า ระบบน้ำ
สอบถามสถานที่จัดงานเกี่ยวกับผู้ให้บริการ ทั้งเรื่องของอุปกรณ์ ต้นทุนค่าใช้จ่ายในการสั่งกระแสไฟ และหารือกับผู้รับเหมาไฟฟ้า เพื่อให้เข้าใจตรงกันในเงื่อนไขการจัดแสดง
- ห้องประชุมและสัมมนา
ตรวจสอบข้อมูลจำนวนห้อง ประเภทของห้อง รูปแบบการจัดที่นั่งที่สามารถทำได้ ไปจนถึงอุปกรณ์ต่างๆที่มีให้ เช่น อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ พื้นที่จุดลงทะเบียน ไปจนถึงระยะทางจากห้องสัมมนาไปยังพื้นที่จัดแสดงสินค้า
- อุปกรณ์ต่างๆ โดยเฉพาะที่เกี่ยวกับการทำ Hybrid Exhibition
เนื่องจากการทำ Online Event ควบคู่ไปกับการจัดงานแสดงสินค้าแทบจะเป็นปัจจัยพื้นฐานในการจัดงาน หลังจากช่วงวิกฤตโควิดที่ผ่านมา ทั้ง Live Streaming, Virtual Seminar รวมไปถึงการ Live สดในบูธแสดงสินค้า ดังนั้นต้องตรวจสอบความพร้อมและค่าใช้จ่ายเรื่องสัญญาณอินเตอร์เน็ตของสถานที่จัดงานให้ชัดเจน
- การเดินทาง
พิจารณาการเดินทางมายังสถานที่จัดงาน ทั้งในมุมของผู้แสดงสินค้าและผู้ชมงาน โดยคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายที่จะเข้ามาอยู่ในพื้นที่จัดงาน ตัวอย่างเช่น งานที่กลุ่มเป้าหมายเป็นเด็กนักเรียนนักศึกษา อาจต้องพิจารณาความสะดวกสบายของการเดินทางโดยขนส่งสาธารณะ มากกว่าที่จอดรถ
- ที่จอดรถ
พิจารณาจำนวนที่จอดรถ ค่าใช้จ่ายในการจอดรถ จำนวนที่จอดรถสำหรับผู้จัดงานและแขก VIP หรือวิทยากรที่สถานที่จัดงานสามารถสำรองไว้ให้ได้ ไปจนถึงรถรับ-ส่ง หากอาคารจัดแสดงไกลจากที่จอด
- โรงแรม / ร้านอาหาร
งานแสดงสินค้านานาชาติ ซึ่งต้องต้อนรับทั้งผู้แสดงสินค้าและผู้ชมงานจากต่างประเทศ ควรมีโรงแรมสำหรับกลุ่มเป้าหมายเหล่านี้ ในราคาที่หลากหลาย เช่นเดียวกับร้านอาหารหรือร้านกาแฟที่เหมาะสมและจำนวนเพียงพอ
- สื่อประชาสัมพันธ์ของสถานที่
สถานที่จัดงานส่วนมาก มักจะมีสื่อทั้งออฟไลน์ เช่น ป้ายประชาสัมพันธ์ หรือออนไลน์ เช่น เว็บไซต์และโซเชี่ยลมีเดีย ให้สอบถามถึงสื่อที่สถานที่จัดงานจะสามารถช่วยผู้จัดงานในการประชาสัมพันธ์ได้ เพื่อสื่อสารการจัดงานไปยังกลุ่มเป้าหมายทั้งก่อนงาน และเมื่อมาถึงบริเวณงาน
